Jak założyć firmę transportową do 3,5 t i powyżej: 5 kroków i koszty

Firma transportowa z busem do 3,5 t, który jeździ tylko po Polsce, potrzebuje samego wpisu do CEIDG, bo ustawy o transporcie drogowym do takich przewozów się nie stosuje (art. 3 ust. 1 pkt 2 lit. a, źródło: Dziennik Ustaw, 2025-10-29). Ciężarówka powyżej 3,5 t wymaga zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika, certyfikatu kompetencji i 9000 euro zdolności finansowej, a wyjazd za granicę autem powyżej 2,5 t także licencji wspólnotowej. Opłaty urzędowe wynoszą od 0 zł przy samym wpisie do 6240 zł przy jednym aucie, licencji na 5 lat i własnym certyfikacie.

Tekst opisuje stan prawny na 6 listopada 2026 r., czyli tekst jednolity ustawy z 20 października 2025 r. i nowelizacje do Dz.U. 2026 poz. 982, które tych przepisów nie zmieniły. Przewoźnicy mówią o licencji krajowej, a ustawa nazywa ten dokument zezwoleniem na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.

Czy do 3,5 t potrzebna jest licencja?

Odpowiedź zależy od dopuszczalnej masy całkowitej auta albo zestawu i od tego, czy firma wyjeżdża z Polski (art. 3, 5, 5a i 7 ustawy):

Wyjątek krajowy obejmuje firmę, która wykonuje wyłącznie krajowy transport rzeczy. Jeden kurs za granicę busem o masie 3 t oznacza już licencję. Liczy się też cały zestaw, więc bus z przyczepą powyżej 3,5 t łącznie wypada z wyjątku.

Zezwolenie jest bezterminowe i uprawnia do przewozów tylko w Polsce, a licencja wspólnotowa także do międzynarodowych (art. 5 ust. 3 i art. 12 ustawy). Od 1 lipca 2026 r. auta powyżej 2,5 t do 3,5 t w zarobkowym przewozie międzynarodowym muszą mieć inteligentny tachograf drugiej generacji, również te już używane. W przewozach krajowych tego obowiązku nie ma (źródło: GITD, 2026-06-16).

Kto chce pośredniczyć w przewozach bez własnych aut, występuje do starosty o licencję na pośrednictwo przy przewozie rzeczy (art. 5b ust. 2 i art. 7 ust. 4 pkt 2 ustawy). Kosztuje ona od 800 do 1000 zł zależnie od okresu ważności (§ 2 ust. 1 pkt 3, źródło: Dziennik Ustaw, 2021-07-05).

Jak założyć firmę transportową krok po kroku?

1. Ustal zakres. Zdecyduj, czy wozisz tylko po Polsce, i sprawdź masę aut, bo od tego zależą pozostałe kroki.
2. Zarejestruj firmę. Wniosek o wpis do CEIDG jest bezpłatny, a wpis pojawia się najpóźniej następnego dnia roboczego (źródło: Biznes.gov.pl, 2026-11-06). Kod PKD dla przewozu ładunków to 49.41.Z, transport drogowy towarów (źródło: Dziennik Ustaw, 2024-12-27). Spółka rejestruje się w KRS.
3. Zdobądź certyfikat kompetencji zawodowych albo podpisz umowę z osobą, która go ma.
4. Przygotuj zdolność finansową i bazę. Baza eksploatacyjna musi być w Polsce i mieć miejsca postojowe dla co najmniej 1/3 zgłoszonych aut. Przy jednym albo dwóch autach wystarczy jedno miejsce (art. 5 ust. 2c ustawy).
5. Złóż wniosek do starosty albo do GITD, w wersji papierowej lub elektronicznej.

Do wniosku o zezwolenie dołączasz (art. 7a ust. 3 ustawy):

• oświadczenie zarządzającego transportem i kopię jego certyfikatu,
• dokumenty potwierdzające zdolność finansową,
• oświadczenie o bazie eksploatacyjnej,
• informację z Krajowego Rejestru Karnego i oświadczenia o niekaralności,
• dowód opłaty.

Przy licencji wspólnotowej dochodzi wykaz aut na druku WPC (powyżej 3,5 t) albo WPCM (powyżej 2,5 t do 3,5 t), a wniosek nosi symbol LR1 (źródło: GITD, 2026-11-06).

Jak zdobyć certyfikat kompetencji zawodowych?

Egzamin prowadzi Instytut Transportu Samochodowego. Kurs przygotowawczy nie jest obowiązkowy, a wniosek składa się 14 dni przed proponowaną datą egzaminu. Egzamin to test z 64 pytań i zadanie z dwoma przykładami praktycznymi, po 120 minut na każdą część. Żeby zdać, trzeba mieć co najmniej 50% punktów z każdej części i 60% łącznie. Egzamin kosztuje 500 zł, wydanie certyfikatu 300 zł, a ITS wysyła dokument w ciągu 28 dni (źródło: Biznes.gov.pl, 2026-11-06).

Właściciel jednoosobowej firmy z certyfikatem sam może być zarządzającym transportem. Kto certyfikatu nie ma, wyznacza umową osobę z certyfikatem (art. 7c ustawy). Taka osoba może prowadzić przewozy najwyżej czterech firm z łączną flotą do 50 aut, a umowa musi dokładnie opisywać jej zadania (art. 4 ust. 2 rozporządzenia 1071/2009, źródło: gesetze.legal, 2026-11-06). Urząd sprawdza też jej dobrą reputację, o czym piszemy w tekście Dobra reputacja przewoźnika 2026.

Jaką zdolność finansową trzeba wykazać?

Firma, która używa wyłącznie aut powyżej 2,5 t do 3,5 t, wykazuje 1800 euro na pierwsze auto i 900 euro na każde kolejne. Przy ciężarówkach to 9000 euro na pierwsze auto i 5000 euro na każde kolejne, a we flocie mieszanej każdy kolejny bus to 900 euro. Euro przelicza się po kursie z pierwszego dnia roboczego października, ważnym od 1 stycznia następnego roku. Na 2026 r. to 4,2583 zł (źródło: GITD, 2026-11-06). Kurs EBC z 1 października 2026 r. wyniósł 4,3735 zł, więc według tej samej zasady progi wzrosną od stycznia (źródło: EBC, 2026-10-01).

Nowa firma nie ma jeszcze rocznego sprawozdania finansowego. GITD przyjmuje wtedy gwarancję bankową, ubezpieczenie, w tym odpowiedzialności zawodowej, albo wyjaśnienia banku z oceny zdolności kredytowej. Przedsiębiorca, który nie musi sporządzać sprawozdania, też może użyć gwarancji albo polisy (art. 7b ust. 1 ustawy). Składkę albo prowizję ustala ubezpieczyciel lub bank i trzeba ją doliczyć do opłat z tabeli niżej.

Ile kosztuje założenie firmy transportowej?

Kwoty pochodzą z rozporządzenia o opłatach (źródło: Dziennik Ustaw, 2021-07-05) i ze strony wniosku LR1. Przy jednej ciężarówce w kraju i własnym certyfikacie firma zapłaci 1910 zł. Jedno auto za granicę z licencją na 5 lat i własnym certyfikatem kosztuje 6240 zł, a trzy auta przy tych samych założeniach 7120 zł.

Nowa firma może przez 6 miesięcy płacić do ZUS tylko składkę zdrowotną, a potem przez 24 pełne miesiące składki od obniżonej podstawy, która w 2026 r. wynosi 1441,80 zł (źródło: Biznes.gov.pl, 2026-01-29). Polskie prawo nie nakłada obowiązku zawarcia OCP (źródło: Trans.eu, 2022-06-06), ale bez tej polisy przewoźnik pokrywa szkodę w ładunku z własnych pieniędzy. Różnice między OCP a cargo opisujemy w tekście Ubezpieczenia cargo i OCP, a koszty utrzymania auta w tekście Koszty firmy transportowej w 2026.

Jak długo czeka się na licencję?

GITD załatwia sprawę w ciągu miesiąca, a szczególnie skomplikowaną w ciągu dwóch miesięcy. Rozporządzenie 1071/2009 pozwala na trzy miesiące od kompletu dokumentów, z możliwością wydłużenia o miesiąc (źródło: GITD, 2022-05-16). 6 listopada 2026 r. GITD wydawał licencje na podstawie kompletnych wniosków z 22 i 23 października, czyli po około dwóch tygodniach, tak samo dla busów i ciężarówek (źródło: GITD, 2026-11-06). Braki w dokumentach wydłużają ten czas.

Czy warto założyć firmę transportową do 3,5 t?

Bus w kraju ma najniższy próg wejścia, bo nie wymaga certyfikatu, zezwolenia ani tachografu. Za granicą opłaty są takie same jak przy ciężarówce, a dochodzą tachograf i przepisy o czasie jazdy. Według zestawienia TLP na podstawie danych GITD w siedem miesięcy 2026 r. liczba wypisów dla aut 2,5–3,5 t spadła o 1222, a dla aut powyżej 3,5 t wzrosła z 301 320 do 304 157. Firm z licencją wspólnotową było na koniec lipca 43 280, o 644 mniej niż na koniec 2025 r. (źródło: trans.info, 2026-08-24). Zanim kupisz auto, policz, jaką stawkę za kilometr musisz dostać, żeby pokryć jego koszty.

Co grozi za przewozy bez zezwolenia i jakich terminów pilnować?

Kwoty pochodzą z tekstu jednolitego ustawy (art. 92a ust. 1, źródło: Dziennik Ustaw, 2025-10-29). Po uzyskaniu zezwolenia firma co roku do 31 marca składa oświadczenie o liczbie zatrudnionych i informację o średniej liczbie kierowców (art. 7a ust. 8 ustawy). Zdolność finansowa musi obejmować całą flotę, więc każde nowe auto trzeba policzyć przed zgłoszeniem. Kierowca aut wymagających prawa jazdy kategorii C potrzebuje kodu 95, o którym piszemy w tekście Kod 95 od 3 listopada 2026.